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上编 办公室文秘工作综述2

第一章 办公室文秘概述2

第一节 文秘的角色2

一、文秘工作人员的特点2

二、文秘工作的特性2

三、文秘与领导的关系4

第二节 文秘工作人员必备素质4

一、文秘的基本要求4

二、文秘的职业道德要求5

三、文秘的知识要求7

四、服饰设计7

第三节 文秘工作必备技能9

一、写作技能9

二、记录及录音整理要求12

三、通信工作技能16

四、办公设备运用技能21

五、现代化电子网络工具的应用28

第四节 文秘的职责35

一、辅助决策职责35

二、协调关系职责35

三、处理事务职责35

四、组织会议职责36

五、撰写文稿职责36

六、管理文书职责36

七、保守机密职责36

八、信访工作职责36

九、督促检查职责37

中编 办公室文秘日常工作事务40

第二章 信访、接待与外事工作实务40

第一节 信访与接待工作40

一、信访工作概述40

二、信访机构设置和人员素质要求42

三、办理人民群众来信要求和程序43

四、接待群众来访原则和程序44

五、办理信访案件47

六、特殊问题的处理49

第二节 外事工作管理实务52

一、外事工作概述52

二、外事安全保密工作56

三、外事工作操作技巧56

第三章 印信、值班和保密工作实务72

第一节 印章的使用与管理72

一、印章的概述72

二、印章的颁发与启用75

三、印章的管理与使用76

四、印章的缴销77

第二节 信证的管理与使用77

一、凭证的管理与使用77

二、介绍信的管理与使用78

第三节 文秘部门值班工作79

一、值班工作概述79

二、值班工作安排和记录80

三、值班工作标准管理82

第四节 文秘部门保密工作82

一、保密工作概述82

二、文秘工作人员保密要求85

三、文件保密和通信保密工作86

四、会议保密和宣传保密工作88

五、技术保密和情报保密工作90

六、计算机的保密工作91

第四章 会务工作管理实务93

第一节 会议与会务工作93

一、会务工作概述93

二、会议的分类94

第二节 会前准备工作96

一、确定会议名称、时间、地点96

二、确定会议筹备机构和筹备人员97

三、安排议题的原则和方法97

四、安排议题应注意的问题98

五、提名与会人员99

六、会议文件的产生、审核和分发100

七、会议通知、报名和报到101

八、会议编组和会场布置102

九、座次排列和证件制作103

第三节 会间组织服务工作104

一、签到、引导就座105

二、安排发言和会议记录106

三、会场后勤保障和会场服务107

四、编发材料、整理记录和收退文件107

五、会议集体摄影109

六、会议特殊情况的处理110

七、其他服务工作110

第四节 会议中的生活管理111

一、会场的服务管理111

二、迎接与会人员112

三、会议食宿安排112

四、安排领导看望与会人员113

五、会议的财务管理和文化生活113

六、会议的交通保障和通信服务114

七、医疗卫生服务和用品保证114

八、安排与会人员回程事务115

第五节 会后事项处理工作115

一、整理会议记录和印发会议纪要115

二、安排与会人员离会116

三、会议文件的立卷归档116

四、会议议定事项的落实117

五、会议新闻报道117

六、会议财务决算118

七、会务工作总结118

第六节 会议的文字工作118

一、会议开幕词118

二、会议简报和会议报告119

三、会议总结和会议记录120

四、会议纪要121

五、会议闭幕词122

第七节 电话会议122

第八节 会务工作的指导原则123

一、认真领会领导意图和会议的指导思想123

二、熟悉和掌握会议的组织领导情况124

三、协助领导拟定会议安排124

四、精心组织，周到服务124

五、重视并妥善地做好会议的善后工作124

第五章 文书档案管理工作实务126

第一节 档案管理工作实务126

一、档案管理工作概述126

二、档案管理现代化和标准化129

三、档案收集整理规范化134

四、全宗类档案管理137

五、档案收集标准管理144

第二节 文书管理概述148

一、公文行文制度148

二、文书处理工作的重要性149

三、文书管理程序150

第三节 收文处理151

一、收文处理概述151

二、签收和拆封151

三、批办程序153

四、请办和传阅155

五、催办和承办158

六、办复和来文收集161

第四节 发文处理163

一、发文处理概述163

二、拟稿和签发163

三、公文制发程序中的“倒流”问题167

第五节 文书的日常管理与利用169

一、文书日常管理的原则169

二、文书日常管理工作的内容169

三、文件日常管理的方法170

四、文书管理工作流程172

第六章 参谋辅助协调与督查工作实务176

第一节 参谋辅助的条件176

一、参谋的水平方向和原则176

二、克服急功近利的心理障碍178

第二节 参谋辅助要领179

一、慎重参谋、顾全大局179

二、掌握分寸，不要强加于人180

三、谨防粗心180

四、将意见变成问题提出来181

五、提出几个方案供领导选择181

六、干好工作比什么都重要182

第三节 协调的形式、方法与内容182

一、协调的概述182

二、协调的形式与方法187

三、协调活动中的换位思考188

四、政策协调与计划协调189

五、公文协调与会议协调190

六、事务协调与公务协调192

七、战略协调与关系协调194

八、受理请示报告工作中的协调196

第四节 协调工作的结果196

一、目的性和可行性196

二、严肃性和记载性197

第五节 督查工作198

一、督查工作的概述198

二、督查工作各项建设210

三、督查工作实务214

下编 办公室文秘自我调控提高218

第七章 文秘办事效率提高技巧218

第一节 有备而来218

一、要从小事做起218

二、应准备备查的“工具书”219

三、凡事计划在先220

四、井然有序221

五、合理布局222

第二节 点滴记事222

一、小本随身的妙处222

二、“朝思暮想”的妙法223

三、多做为上的原则224

四、自编程序的高招224

五、自我提醒的办法225

第三节 述事有方的艺术226

一、明白原则的艺术226

二、意在话先的艺术226

三、横向通气的艺术227

四、善始善终的艺术228

五、留有余地的艺术229

六、一包到底的艺术229

第四节 办事的艺术230

一、一次完成的艺术230

二、化繁为简的艺术231

三、委曲求全的艺术231

第五节 处事的技巧232

一、洗耳恭听的技巧232

二、处处留心的技巧233

三、快速审读的技巧233

四、“不求甚解”的技巧234

五、百问不烦的技巧235

第六节 议事的艺术236

一、事不过三的艺术236

二、平心静气的艺术237

三、顺心转意的艺术237

四、设身处地的艺术238

五、以事喻理的艺术239

第七节 认错的艺术240

一、认错为勇的艺术240

二、重新开始的艺术241

三、刨根寻底的艺术242

四、不失时机的艺术243

五、找到“事源”的艺术243

六、防患于未然的艺术244

第八章 文秘人际关系礼仪标准245

第一节 文秘办公室人际关系概述245

一、文秘办公室人际关系的含义245

二、文秘办公室人际关系的类型245

三、文秘办公室人际关系形态246

第二节 文秘办公室人际信心和语言247

一、人际信心247

二、文秘办公室人际关系的改善248

三、文秘办公室人际语言类型249

第三节 文秘办公室人际关系技巧251

一、与上级相处的技巧251

二、与下级相处的技巧251

三、与同事相处的技巧253

四、与异性相处的技巧253

五、与职能部门的关系254

六、与系统外部的关系255

第四节 书面礼仪要求255

一、柬帖的用法256

二、公务专用信件的制作258

三、贺卡259

第五节 语言礼仪要求259

一、基调的确立259

二、程序的掌握260

三、语汇的选择262

四、音量、节奏与语气的控制262

第六节 介绍与握手礼节263

一、见面时的礼节263

二、握手规矩264

三、介绍的技巧265

四、使用名片的技巧266

第七节 送礼的艺术和要求267

一、选择礼物267

二、送礼的场合与时机267

三、国外赠送礼物的礼仪270

四、接受礼物的艺术271

五、怎样拒收礼物272

第九章 文秘说话语言艺术魅力273

第一节 文秘说话的魅力要求273

一、说话风格明快273

二、拥有个性的声音273

三、语气肯定273

四、学会倾听274

五、语调变化自然274

六、思路有条理274

第二节 文秘的说话技巧275

一、说话要先看对象275

二、懂得赞美、恭维与幽默281

三、会用提问、反问与争辩287

四、控制谈话节奏290

五、运用微笑的技巧293

六、道歉的技巧293

七、如何使语言中听——委婉含蓄294

八、如何避免尴尬——有意曲解294

第十章 文秘得体有效的公关技能296

第一节 文秘必备的公关技能296

一、策划能力和组织能力296

二、演说能力和谈判能力296

第二节 如何建立良好的人际网络297

一、公关中致命的缺点297

二、如何获得良师益友297

三、领导的领导，你该怎样相处298

四、你被缠住了怎么办299

五、没什么大得解决不了的事299

六、有了关系注意事后联络300

第三节 如何成功地融入人群301

一、集会前的准备301

二、先认清参加活动的目的301

三、确信自己必能获益302

四、成功地融入人群302

五、透露一点自己的小趣事302

第四节 不做待命的文秘303

一、电话——解决问题的利器303

二、找一个比你更紧张的人304

三、平时应流利地把事说出口304

四、鼓起去见陌生人的勇气——先去了再说305

五、试一下又如何305

六、好好评估自己306

七、你的价值观是什么306

八、变中求常307

九、内省外导307

十、他攻自守308

十一、做一个领导心中的好文秘309